히스패닉 직원과 한인 직원까지 합쳐 10여명의 직원이 일하는 오장동 냉면집의 일과는 아침에 전 직원이 모여서 힘차게 웃는 것으로 시작한다. 이명은 사장(맨 왼쪽) 등 직원들이 함께 모여 힘차게 웃고 있다.

스몰 비즈니스 오너들에게 시간관리는 생명이다. 여러 가지 우선순위를 놓고 무엇부터 시작하며 어떻게 관리하느냐에 따라 사업의 성패까지 결정할 수 있기 때문이다. 하루의 일정을 미리 계획하지 못한다면 오너들이 쓸데없이 시간과 에너지는 물론 비용까지 낭비할 수 있다. 즉 제대로 일정을 준비하지 않으면 집중이 되지 않고 생산성을 떨어뜨리는 것은 물론 경비도 손실을 볼 수 있다. 따라서 매일의 일정을 짜는 것도 중요하지만 주 단위로 일정을 미리 짜게 되면 비슷한 성격의 일을 한꺼번에 함으로써 시간도 줄이고 업무도 훨씬 유연하게 조정하는 것도 무시할 수 없다. 그러나 너무 효율적인 것만 강조한 나머지 숨 막히는 비즈니스 환경을 만들어가는 것은 곤란하다. 밝고 명랑한 분위기 속에서 직원들이 신나서 일을 할 수 있도록 오너가 직원들과 함께 웃으면서 일하는 분위기를 만드는 것이 바람직하다.

어려운 일은 아침에, 비슷한 일은 한꺼번에 처리
시간대별 끊어서 업무-휴식 반복해야 능률 높아져
늘 웃는 분위기 만들면 직원도 고객도 불평 감소

■어려운 일부터 먼저 한다
아침에 일어나서 힘이 왕성할 때 제일 어려운 일부터 한다. 그러면 시간과 돈을 많이 절약할 수 있다. 왜냐하면 이때 일의 능률이 가장 오르기 때문에 빨리 마칠 수 있다는 것이다.

■마라톤이 아니고 스프린트로 여긴다
아침에 근무를 시작해서 저녁이나 밤까지 줄곧 한 자리에 앉아서 근무를 끝낸다고 생각하기보다는 시간별로 끊어서 일을 하는 것이 바람직하다. 타이머를 가져와서 45분 혹은 1시간 별로 나눠 일을 하면 능률이 오른다. 당신은 방해받지 않고 1시간 집중해서 일을 했을 때 얼마나 능률이 오르는지 후에 실감하게 될 것이다.

■이기적일 필요도 있다
만약에 해야 할 일 리스트를 작성했다면 일단 오너의 임무부터 먼저 완수한다. 만약에 당신이 먼저 할 일을 다 끝냈다면 직원 일을 도와줄 수 있다. 즉 자신의 일을 먼저 마치는 것이 철칙이다.

■업무완수 날짜를 달력에 적는다
직원에게 업무를 언제까지 끝내야 한다고 오더를 내렸으면 단순히 물어보지만 말고 언제까지 이를 완수하길 기대한다고 명심시킨다. 어떤 데드라인이 설정되면 그 날에 앞서 업무를 끝낼 수 있다. 그리고 이 날짜를 달력에 반드시 명시한다.

■한 번에 끝낸다
끊임없는 이메일 홍수 속에 당신이 이에 접속하는 것은 한 번이며 족하다. 그때 보고 그때 정리해 놓지 않으면 영원히 놓친다고 생각한다. 이메일을 다시 리뷰하기에는 할 일이 너무 많기 때문이다. 한 번 본 이메일을 그 자리에서 정리하고 버릴 것은 버린다.

■같은 성격의 일을 모아서 하면 효율적이다
요일별로 비슷한 성격의 업무를 몰아서 한다. 예를 들어 월요일, 수요일에는 고객을 만나며 매출을 올리는 일을 하고 화·목요일에는 전략회의를 하고 이메일을 보내며 서류작업을 한 후 금요일에는 약간 긴장을 풀면서 한 주일을 정리하고 다가오는 한 주를 예비하는 식으로 스케줄을 조정한다.

■정면 돌파를 한다
석연치 않은 메일이 왔다든가 확인되지 않은 전화 등이 있으면 단도직입적으로 물어봐서 확인을 한다. 이렇게 해야 시간과 정력을 아끼고 사소한 실수를 사전에 예방할 수 있다. 명확한 커뮤니케이션이 중요하다.

■업무위임을 잘 시킨다
업무위임을 적재적소에 잘 시킬 필요가 있다. 직원의 역할과 생산성에 따라서 업무 안배를 적절하게 한다. 당신이 오너로서 할 수 있는 일은 직접 신속하게 마치고 직원들에게 시킬 일을 잘 안배해야 한다.

■자신의 일상을 추적한다
지난 한 주가 어떻게 갔는지도 모르게 빨리 지나갔다는 생각이 들면 업무 시간을 냉정하게 점검해 보아야 한다. 한 주일을 시간별로 나눠서 내가 과연 그 시간에 무엇을 했는지를 분석해 볼 필요가 있다.

즉 당신이 아침에 일어나서 하루 업무를 마치고 침대에 눕기까지의 시간을 꼼꼼히 살펴본다. 그러다보면 시간관리의 허점이 발견될 것이다. 그렇다면 당신의 라이프 스케줄을 전면 조정할 필요성을 느끼게 된다. 그리고 달력 혹은 수첩에 주 단위 시간표를 정밀하게 적어놓는다.

■운동을 한다
격무에 시달리다 보면 보통 운동을 등한시하기 쉽다. 그러나 정기적인 운동은 우리의 몸을 건강하게 함으로써 업무의 효율성을 올리는 역할을 한다. 또한 더욱 더 정력적으로 일할 수 있게 되고 밤에 수면도 잘 취하게 된다.

■속도를 내기 위해 오히려 쉴 필요도 있다
때로는 업무를 효율적으로 하기 위해 일의 속도를 좀 늦춘다. 서두른다고 일이 빨리 완성되는 것은 아니다. 가끔 속도를 늦추고 천천히 진행할 때에 더욱 집중력이 생긴다.

■웃으면서 밝고 명랑한 분위기에서 일한다
세상의 모든 일이 우리가 웃지 못 할 만큼 심각한 정도는 아니다. 배꼽을 잡고 웃을 만큼 웃은 후에 일을 하면 긴장이 해소된다. 그리고 일도 더 잘된다. 즉 일은 일이지만 그렇다고 해서 가끔 웃지도 않고 일을 할 만큼 심각한 것은 아니라는 것이다.

한인타운에서 오장동 냉면집을 운영하는 이명은 사장의 일과는 아침에 직원들과 함께 웃는 것으로 시작한다. 요즘 같은 무더위에는 특히 직원은 물론 고객들의 신경도 예민해져 있기 때문에 분위기를 부드럽게 풀어주기 위해서 노력을 많이 한다. 식당을 운영하면서 불평불만이 많은 고객들을 상대하다 보면 스트레스를 많이 받지만 웃음이 좋은 해결책이 된다는 것을 비즈니스 운영을 통해서 체득하게 되었다고 한다.

이명은 사장은 “직원들에게 웃음의 중요성을 강조하고 먼저 웃어주다 보니까 직원들도 편안해하는 것을 느낀다”며 “너무 힘들 때면 빈 방에 들어가서 혼자 크게 웃다 보면 특히 불평이 많은 고객들을 대할 때도 훨씬 자신감이 생긴다”고 말했다.


<글·사진 박흥률 기자>